Veranstaltungen:
- Unsere Veranstaltungen finden ohne Eltern statt, die Kinder und Jugendlichen werden von unserem Team betreut.
- Zur Teilnahme an einer betreuten Veranstaltung muss immer eine ausgefüllte sowie unterschriebene Einverständniserklärung abgegeben werden. Es handelt sich um eine Blanko-Vorlage, die immer wieder benutzt werden kann. Die Vorlage ist in fast jeder unserer Feripro-Mails verlinkt, aber auch auf unserer Startseite von Feripro.
- Bitte immer auf der Einverständniserklärung ankreuzen, ob das Kind abgeholt wird (dann warten die Betreuer*innen mit dem Kind auf die Abholung) oder nach dem Ende der jeweiligen Veranstaltung alleine nach Hause gehen darf.
- Es gibt ein paar Ausnahme-Veranstaltungen, bei denen wir nicht betreuen und/oder eine (erwachsene) Begleitperson mitgedacht ist. Diese Ausnahmen sind immer explizit in den Veranstaltungsinfos beschrieben.
- Unsere Betreuer*innen durchlaufen eine Bewerbung und müssen ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis sowie eine Erklärung zu Strafverfahren vorlegen. Außerdem absolvieren sie eine Schulung zum Kinderschutz, verpflichten sich unserem Kinder- und Jugendschutzkonzept sowie unseren Arbeitsgrundsätzen in Form einer ausführlichen Arbeitsanleitung.
- Unsere Betreuer*innen sind in der Regel circa 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn vor Ort und nehmen die Teilnehmenden in Empfang.
- Unsere Betreuer*innen dürfen unter keinen Umständen Medikamente verabreichen oder bei deren Einnahme assistieren. Sollte das Kind also bspw. eine Allergie haben, die Notfallmedikamente notwendig machen kann, ist eine reguläre Teilnahme leider nicht möglich.
- Sollte das Kind besondere Bedarfe haben, bspw. behindert werden oder behindert sein, bitten wir um eine Kontaktaufnahme im Vorfeld der Ferien/der Veranstaltung. So können wir sicherstellen, dass die Veranstaltung für alle entspannt laufen kann.
- Sollte das Kind also eine intensivere Betreuung benötigen (bspw. aufgrund von Behinderungen oder notwendigen Medikamenten), muss immer im Vorfeld Kontakt mit uns aufgenommen werden, um eine gute Lösung zu finden (bspw. Begleitung durch eine Einzelfallhilfe oder einen Elternteil).
Verlosungen:
- Die Anmeldung zur Verlosung wird meist ungefähr 3 Wochen vor dem jeweiligen Ferienbeginn geöffnet und ist dann ca. 2 Wochen lang offen.
- Bei den Sommerferien sind die Fristen etwas kürzer, da der Super-Ferien-Pass erst kurz zuvor erscheint.
- Für die Anmeldung wird der sogenannte Feripro-Code (oder auch Zugangscode genannt) gebraucht, denn unsere Veranstaltungen sind nur für Nutzer*innen des jeweils aktuellen Super-Ferien-Passes. Der Feripro-Code ist in der Mitte des Passheftes auf der Badekarte zu finden.
- Nach dem Anmeldeschluss verlosen wir die Plätze nach dem Zufallsprinzip und verschicken eine Mail an ALLE Personen, die sich für die Verlosung angemeldet haben.
- In dieser Mail ist der Link zum sogenannten Veranstaltungspass enthalten sowie die Info, bis wann eine Rückmeldung erfolgen muss.
- Die Rückmeldefrist ist meist 3 Tage, bei Nachverlosungen auch kurzfristiger zwischen 1-2 Tagen.
- Nach Ablauf der ersten Rückmeldefrist verlosen wir meist ein zweites Mal und schicken dann eine Mail an alle Nachrücker*innen, die wiederum die Plätze bestätigen müssen. Ein regelmäßiges Prüfen des Mail-Postfachs ist also zu empfehlen.
- Wenn eine Veranstaltung gewonnen wurde, MUSS diese noch bestätigt werden, denn seit der Anmeldung können sich Pläne schon wieder geändert haben.
- Sollte ein Gewinn nicht bis zur Rückmeldefrist bestätigt worden sein, wird der Platz auf „abgelehnt“ gesetzt und der Gewinn weitergegeben.
- Bei Plätzen auf der Warteliste besteht noch die Möglichkeit des Nachrückens, falls kurzfristig Plätze freiwerden. Wir informieren über das Nachrücken per Mail und bestätigen diese Plätze meist vorsorglich, damit sie nicht versehentlich entfernt werden.
- Plätze die auf „abgelehnt“ stehen, wurden entweder nicht fristgerecht bestätigt, oder storniert (durch die anmeldende Person), oder es wurde eine andere Veranstaltung gewonnen, die zur selben Zeit stattfindet (=“Zeitkonflikt“).
- Nur Plätze auf der Warteliste können eigenständig storniert werden.
- Zugeteilte (also gewonnene) Plätze müssen bitte immer per Mail an ferienpass@jugendkulturservice.de abgesagt werden, unter Angabe der Veranstaltungsnummer und dem Namen des Kindes.
- Gruppenwünsche sind immer nur genau das: Wünsche und keine Garantien, dass gemeinsame Plätze gewonnen werden. Die Angabe ist vor allem für das kurzfristige Nachrücken sinnvoll. Alles andere wäre unfair, auch wenn wir verstehen, dass die Familien-Organisation dadurch einfacher werden würde.
- Bei Sachgewinnen (Bücher, Gutscheine, Freikarten etc.) aktualisieren wir die Infos im Veranstaltungspass mit Hinweisen, wann und wie diese verschickt wurden.
- Zum Abrufen des Veranstaltungspasses müssen nur ein paar Daten aus der Feripro-Registrierung angegeben werden, für jeden Ferienteil (=Programm) gibt es einen separaten Veranstaltungspass.
- Bei allen Fragen und Anliegen sind wir am besten und schnellsten über ferienpass@jugendkulturservice.de zu erreichen, in den Ferien auch außerhalb der regulären Bürozeiten.
[EN]
Events:
- Parents are not included in our events. The young and adolescent participants are looked after by our team.
- To participate in any of our events, a signed copy of our consent form („Einverständniserklärung”) must be handed to our team on site. This form is a template, that can be used for all our events and can be found in basically any of our e-mails, as well as on the welcome-page of our prize-draw platform ‘feripro’.
- Please make sure to note on the form whether the participant is going to be picked up at the end of the event (so the carers wait with the child until they are picked up) or may leave on their own.
- There are few exceptions to our „no-parents-rule“. These particular events are not accompanied by our team. This information is explicitly stated within the events description.
- Our team has to pass our application routine and they need to have a clear criminal record certificate („erweitertes Führungszeugnis“ plus a written statement about ongoing penal proceedings). Additionally our team receives training in child protection, they sign our safeguarding policy as well as our work-instruction-guidelines.
- Our team is usually on site 30 minutes before the event begins to welcome the participants.
- Our team is under no circumstances allowed to administer medication or assist in doing so. E.g. if a child has an allergy (or something similar), that may make (emergency-) medicine necessary, regular participation is unfortunately not possible.
- If a child has special needs, we ask you to contact us before any event, so we can make sure the event runs smoothly for everybody.
- So if a more intense care or support is needed for a participation in our events (because of necessary medicine or disabilities) please contact us prior to any event, so we can find the right solution (e.g. through additional companions like a parent or support worker).
Prize Draw:
- Registration for our prize draw usually opens about 3 weeks before any holidays begin and then stays open for about 2 weeks.
- Only for the summer holidays those deadlines are cut short, because the Super-Ferien-Pass gets published shortly before the summer holidays.
- To register for our prize draw, the access-code (= „Feripro-Code“) is needed, because our events are exclusively for current Super-Ferien-Pass users. The access-code can be found in the middle of the Super-Ferien-Pass, right on the „Badekarte“.
- After the registration deadline we start the draw and send an e-mail to every registered person.
- Within said e-mail is the link to the so called „Veranstaltungspass“, as well as the information about the deadline for confirmation.
- The confirmation deadline usually spans 3 days, on secondary draws 1 to 2 days.
- A secondary draw often takes place after the first confirmation deadline passed and an e-mail will be sent to everyone that moved up from the waiting lists including a call for confirmation. Therefore we recommend checking your mail-inbox regularly.
- If a spot in our events is won, it must be confirmed. Plans can change and with this additional confirmation we can make sure the spot is really taken.
- If a spot is not confirmed within the deadline, it is recalled and reallocated to someone on the waiting list.
- Being on the waiting list means the opportunity to move up, sometimes on short notice. If this becomes possible, we send you an e-mail and we will usually confirm the spot, so it doesn’t get deleted accidentally.
- Spots that are declined, have either been cancelled, not been confirmed within the deadline, or they are in conflict with another event, taking place at the same time.
- Only spots on the waiting lists can be cancelled self-administered.
- Allocated (=won) spots need to be cancelled via an e-mail to ferienpass@jugendkulturservice.de, including the event number and the name of the participant.
- The so-called „Gruppenwunsch“ (wish for joint allocation) is only a request and never a guarantee (for the sake of fairness). Nevertheless it is a valuable information, especially for moving up from the waiting lists on short notice.
- Regarding material prizes (books, vouchers, tickets etc.) we regularly update the „Veranstaltungspass“ with information like shipping dates.
- To access the personalised „Veranstaltungspass“, some details from the registration must be given. Every holiday (=program) has a separate „Veranstaltungspass“.
- For questions and other requests please contact us via ferienpass@jugendkulturservice.de. This is our fastest and most reliable communication channel on which we are available even past the regular office hours during holidays.